Türkiye’de fatura otomasyonu: e-Fatura’nın bittiği yerde yapay zeka başlar.

Türkiye’deki birçok finans ekibinde borçlar muhasebesi (accounts payable) iki ayrı hızda çalışır. Yurt içi e-faturalar veri olarak gelir, siparişlerini bulur ve pek az elle girişle muhasebeleştirilmeye doğru ilerler. Hemen yanlarında ise yabancı tedarikçilerden gelen PDF’lerle dolu bir klasör, üzerinde elle düzeltmeler olan bir deste irsaliye ve henüz kimsenin asıl faturasına bağlamadığı birkaç iade faturası (credit note) bekler.

e-Fatura, yurt içi akışın büyük bölümünde okuma işini çözdü. Eşleştirmeyi çözmedi; hâlâ sayfa görüntüsü olarak gelen belgelere ise hiç dokunmaz. e-Fatura otomasyonunun ötesinde yapay zekanın yeri tam da burasıdır: yapılandırılmamış geri kalanı okumak, her şeyi siparişlerle ve mal kabul kayıtlarıyla eşleştirmek ve her uyumsuzluğu açıklamak. Her kaydı yine bir muhasebeci onaylar.

e-Fatura neyi zaten çözüyor?

e-Fatura’da, sisteme kayıtlı işletmeler arasındaki faturalar kâğıt yerine yapılandırılmış veri dosyaları olarak iletilir. Bu, faturayı alan şirket için bir şeyi tamamen değiştirir. Tedarikçinin vergi numarası, fatura numarası ve tarihi, miktarı, birim fiyatı ve KDV’siyle her satır ve toplamlar zaten birer alandır. Kimse bunları okumaz ya da yeniden yazmaz; yakalanacak bir tarama hatası da yoktur.

e-Fatura’nın size söylemediği şey, faturanın sizin açınızdan doğru olup olmadığıdır. Bu mal sipariş edildi mi? Teslim edildi mi, bu miktarda mı? Fiyat anlaşılan fiyat mı? Satır açıklamaları ve birimler sizin değil, tedarikçinindir: faturada “koli”, sizin stok kartınızda “adet”. Hesap planına, masraf merkezlerine ve projelere kodlama da hâlâ sizin işinizdir.

e-Fatura okumayı çözer. Eşleştirmeyi çözmez.

e-Fatura’nın yanında başka e-belgeler de vardır: e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için e-Arşiv Fatura, irsaliyeler için e-İrsaliye. Hangi tedarikçinin hangi belgeyi göndermesi ve şirketinizin hangilerini düzenlemesi gerektiği, vergi danışmanınıza sorulacak sorulardır. Bu not genel bilgi amaçlıdır; hukuki veya vergi tavsiyesi değildir. Yalnızca gelen belgeleri ve sonrasında olanları ele alır.

Hangi fatura ve belgeler hâlâ yapılandırılmamış geliyor?

• Yabancı tedarikçi faturaları. E-postayla gelen PDF’ler; İngilizce, Almanca ya da başka bir dilde, her biri kendi düzeni, para birimi ve tarih biçimiyle.
• Taranmış belgeler. Ofise hâlâ ulaşan kâğıt faturalar ve fişler; çoğu zaman eğri taranmış, metnin üzerinde bir kaşeyle.
• Kâğıt irsaliyeler. Depo kapısında basılır, imzalanır ve kaşelenir; çoğu zaman gerçekte neyin geldiğinin tek kanıtıdır.
• İade faturaları. Para iadeleri, fiyat düzeltmeleri ve iadeler; her biri asıl faturaya ve düzeltmenin nedenine bağlanmalıdır.
• Elle düzeltmeler. İrsaliyede üstü çizilip yeniden yazılmış bir miktar ya da telefonda anlaşılıp elle not düşülmüş bir iskonto.

Yapay zeka okumada mı, eşleştirmede mi, açıklamada mı işe yarar?

Üçünde de, ama farklı yerlerde.

Okuma, yapılandırılmamış geri kalan için geçerlidir. Amaç, her belgeyi bir e-faturada zaten bulunan alanlara dönüştürmektir; böylece sonraki her adım tek bir akış olarak ilerler. Çıkarılan her değer, sayfada geldiği yere bağlanır. Taslağı kimse görmeden önce kontroller çalışır: satırlar toplamı tutuyor mu, KDV tutarlı mı, tedarikçi ana verilerinizde kayıtlı mı? Kaşeler, el yazısı ve Türkçe karakterler özen ister; Türkçe belgeleri yapay zekayla okuma notumuz bunları ele alıyor.

Eşleştirme, elektronik olsun olmasın her fatura için geçerlidir. Kesin kontrolleri yine kurallar yapar; toleransları finans belirler. Yapay zeka, kuralların zorlandığı yerde yardımcı olur: stok kartınızdaki metne hiç benzemeyen bir tedarikçi açıklaması, üç siparişi kapsayan tek bir fatura, iki mal kabul kaydına bölünmüş bir teslimat, içinde on iki adet olan bir koli.

Açıklama sonucu kullanılabilir kılar. Bir fatura eşleşmediğinde taslak nedenini tek cümleyle söyler ve kanıtı gösterir: fatura, mal kabul kaydında görünenden fazlasını faturalıyor ya da birim fiyat sipariş satırındakinden farklı. Hiçbir uyumsuzluk sessizce düzeltilmez. Sistem, rakamlar tutsun diye bir miktarı ya da fiyatı değiştirmez; önerir, kararı muhasebeci verir.

e-faturalarda değerin çoğu eşleştirmeden ve açıklamadan gelir.

Döviz cinsinden ve yabancı dildeki faturalar nasıl ele alınır?

• Para birimi belgede yazdığı gibi. Para birimi belgeden çıkarılır; asla tedarikçinin ülkesinden varsayılmaz.
• Döviz kuru politikaya göre. Hangi kurun ve hangi tarihin uygulanacağına finans ekibiniz ve vergi danışmanınız karar verir. Sistem bu kuralı finansın seçtiği kaynaktan uygular ve kuru taslakta gösterir; kuru hiçbir zaman bir dil modeli belirlemez.
• Sayı ve tarih biçimleri. “2.750,00” ile “2,750.00” aynı tutardır; “03/04” ise mart da olabilir, nisan da. Tedarikçinin ülkesi ve geçmiş faturaları çoğu durumu çözer; belirsiz olanlar işaretlenir.
• Diller. Satır açıklamaları, çevirisinin yanında özgün metniyle tutulur. Kalem eşleştirmesi yalnızca çeviriye değil, aynı tedarikçinin satırlarının daha önce nasıl eşleştirildiğine dayanır.
• Kimlik. Yabancı tedarikçiler kendi sicil ya da KDV numaraları, adları, adresleri ve banka bilgileriyle eşleştirilir; asla yalnızca adla eşleştirilmez.

Muhasebeci nerede onay vermeli?

Her kayıtta, kayıt ERP’ye işlenmeden önce. Sistem taslağı hazırlar; muhasebeci her taslağı, kaynak belgeyi yanında gösteren bir ekranda onaylar, düzeltir ya da reddeder. Bazı taslaklar ikinci bir bakışı hak eder ve bunu açıkça belirtmelidir:

• yeni bir tedarikçi ya da yeni bir para biriminde gelen ilk fatura;
• banka bilgilerindeki her değişiklik: böyle bir değişiklik faturadan asla kabul edilmez, her seferinde bir kişi bilinen bir irtibat üzerinden doğrular;
• önceki kayıtları azaltan ya da tersine çeviren iade faturaları;
• anlaşılan toleransı aşan uyumsuzluklar ve satın alma siparişi olmayan faturalar;
• sistemin emin olmadığı her alan.

ERP bağlantısı da aynı mantığı izler. SAP, Logo, Netsis ve Microsoft Dynamics, bir taslak adımının bağlandığı sistemlere örnektir; iş ortaklığı değildir. Bağlantı salt okunur başlar: siparişler, mal kabul kayıtları, tedarikçi kayıtları ve geçmiş muhasebe kayıtları. Yazma daha sonra gelir: onaylanan taslaklar ERP’nin kendi arayüzleri üzerinden kaydedilir.

Tek bir tedarikçi grubuyla nasıl başlanır?

Temsili bir distribütörü ele alalım: yurt içi e-faturaları sorun çıkarmadan kayda geçiyor; ama yabancı tedarikçilerden avro ve ABD doları cinsinden gelen PDF faturalar ve iade faturaları her ay birikiyor ve hâlâ birinin elle girmesini bekliyor.

1. Grubu seçin. Yabancı tedarikçiler: önemli olacak kadar sık gelir, sınırları bellidir ve borçlar muhasebesinde tek bir kişinin sorumluluğundadır.
2. Geçmişi cevap anahtarı yapın. Geçmiş faturalar ve muhasebecilerin bunlar için gerçekte yaptığı kayıtlar, iade faturaları ve düzeltilmiş belgeler dahil, değerlendirme seti olur.
3. Salt okunur bağlanın. Sistem siparişleri, mal kabul kayıtlarını, tedarikçi kayıtlarını ve kur kuralını okur; hiçbir şey yazmaz.
4. Paralel çalıştırın. İlk birkaç ayın faturalarında sistem taslak hazırlar, muhasebeciler de her zamanki gibi elle giriş yapar; ikisi alan alan karşılaştırılır.
5. Önce onay, sonra yazma. Taslaklar başta anlaşılan eşiği karşıladığında muhasebeciler inceleyip onaylamaya geçer. Onaylanan kayıtlar sistemin kendi servis hesabıyla kaydedilir; her adım kayda geçer.

Çalışmalar sayfamızdaki temsili Faturadan ERP kaydına taslak çalışması bu yolun bir örneğidir. Faturanın gelişinden muhasebeleştirilmesine kadar geçen süreyi, fatura başına düzeltilen alan sayısını ve ödemeden önce yakalanan uyumsuzlukları, pilottan önce kaydedilen başlangıç ölçümüyle karşılaştırarak ölçün.

Kısacası ne yapmalı?

Okumayı, zaten iyi yaptığı yerde e-Fatura’ya bırakın; yapay zekayı onun kapsamadığı belgelere ve hiç yapmadığı eşleştirmeye yöneltin. İlk projenin nasıl yürüdüğünü ERP ve kurumsal iş akışları sayfasında görebilirsiniz. Taslak adımının kendisi ise onay kurallarınız etrafında geliştirilen özel yapay zeka yazılımıdır.

Kaynaklar

1. e-Fatura Hakkında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ebelge.gib.gov.tr/efaturahakkinda.html
2. e-Fatura Mevzuat ve Teknik Mimari Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ebelge.gib.gov.tr/efaturamevzuat.html
3. e-Arşiv Hakkında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ebelge.gib.gov.tr/earsivhakkinda.html
4. e-İrsaliye Hakkında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ebelge.gib.gov.tr/eirsaliyehakkinda.html