Lojistik belgeleri ve yapay zeka: önce neyi otomatikleştirmeli?

Yurt dışındaki bir müşteriye giden sevkiyat arkasında bir kâğıt izi bırakır: yüklemede imzalanan bir taşıma belgesi, bir ihracat beyannamesi, müşterinin kapısında kaşelenen bir irsaliye, birkaç hafta sonra da bir taşıyıcı faturası. Her biri farklı bir taraftan, kendi biçiminde ve çoğu zaman kendi dilinde gelir. Çoğu dosyalanır ve bir daha hiç okunmaz.

Oysa bu belgelerden birkaçı bir şeye karar verir: bir faturanın ödenip ödenmeyeceğine, bir sevkiyatın yola çıkıp çıkmayacağına. Lojistik belge otomasyonu tam da buradan başlamalı. Alanları kanıtıyla çıkarın ve her istisnayı ondan sorumlu masaya yönlendirin.

En çok elle iş gerektiren lojistik belgeleri hangileri?

Yeniden giriş işi görünür. Pahalı olan kısım ise çoğu zaman görünmez: hiç okunmamış bir şerh ya da hiç kontrol edilmemiş bir ek ücret.

Bir belge nerede karar tetikler?

Yalnızca dosyalanan belgeleri değil, bir şeye karar veren belgeleri otomatikleştirin.

• Teslim belgesi, hem müşteri faturasını hem de taşıyıcının faturasını serbest bırakabilir. Üzerindeki bir şerh ise taşıyıcı faturasını bekletmeli ve bir hasar talebi başlatmalıdır.
• Gümrükte bir tutarsızlık, örneğin beyannamedeki miktarın çeki listesinden farklı olması, biri çözene kadar sevkiyatı bekletebilir.
• Fiyat anlaşmasının dışında kalan bir taşıyıcı faturası satırı, ödenmeden önce sorgulanmalıdır.
• Rezervasyonla uyuşmayan bir konşimento, mallar yanlış belgelerle yola çıkmadan önce düzeltilmelidir.

Temsili bir örnek ele alalım. Yurt dışındaki bir müşteriden kaşeli, imzalı ve üzerinde elle yazılmış bir şerh bulunan bir teslim belgesi geri geliyor: “two pallets damaged, accepted under reserve” (iki palet hasarlı, ihtirazi kayıtla teslim alındı). Sistem teslim tarihini çıkarır, imza ve kaşenin bulunduğunu doğrular, şerhi okur ve onu bir hasar bildirimi olarak tanır. Belgeyi sevkiyata bağlar, ilgili taşıyıcı faturasına ödeme blokesi koyar ve vakayı taramayla, sevkiyat kaydıyla ve faturayla birlikte hasar masasına gönderir. Hasar talebi açılıp açılmayacağına hasar sorumlusu karar verir. Bloke, faturanın bu karardan önce ödenmemesi içindir.

İşin sırasını da aynı mantık belirler. Bir belgenin parayı serbest bıraktığı ya da beklettiği akışlar önce gelir; yalnızca bir durumu güncellediği akışlar sonra. Yalnızca arşivlenen belgelerin ise belki hiç yapay zekaya ihtiyacı olmaz.

Farklı biçimler ve diller nasıl ele alınır?

Yapılandırılmış veri varsa onu kullanın. Taşıyıcı elektronik mesaj ya da API akışı gönderiyorsa onu okuyun; yapay zekayı taramalar, PDF’ler ve telefonla çekilmiş fotoğraflar için saklayın.

İhracat rotalarında belgeler Türkçe, İngilizce, Almanca ve başka dillerde, çoğu zaman aynı sevkiyatta bir arada gelir. Metnin üzerinde kaşeler, şoför ya da teslim alan kişi hangi dili konuşuyorsa o dilde elle yazılmış şerhler olur. Bilgi çıkarmayı üç kural güvenilir tutar:

1. Her belge türü için tek bir yapı. Kim düzenlemiş olursa olsun, hangi dilde olursa olsun her teslim belgesi aynı alanlara dönüşür.
2. Kanıt ekli. Her değer sayfada geldiği bölgeye bağlanır; inceleyen kişi taramanın tamamını değil, kırpılmış parçayı kontrol eder.
3. Belirsiz okumalar bir kişiye gider. Lekelenmiş bir tarih ya da okunamayan bir şerh işaretlenir; asla tahminle doldurulmaz.

Değerlendirme setini her taşıyıcıdan ve ülkeden örneklerle kurun; çünkü sayfa düzenleri belge türleri arasında olduğundan çok, belgeyi düzenleyenler arasında farklılaşır.

Şerhler okuyucu için çevrilir; özgün metin çevirinin yanında durur. Kullanılan teknikleri Türkçe belgeleri yapay zekayla okuma ve yapılandırılmış çıktı notlarımız anlatıyor.

İstisnalar nasıl yönlendirilir?

Her istisna türünün sorumlu bir masası olur ve bu, canlıya geçmeden önce yazılı olarak belirlenir:

• hasar ve eksik teslim şerhleri hasar masasına gider;
• gümrük uyumsuzlukları dış ticaret uyum ekibine ya da gümrük müşavirine gider;
• fiyat farkları navlun denetimine ya da borçlar muhasebesine gider;
• eksik teslim belgeleri taşıma planlamasına gider.

Yönlendirilen her vaka aynı paketle gelir: belge, kırpılmış görüntüleriyle çıkarılan alanlar, bağlı sevkiyat ve fatura, devreye giren kural ve önerilen bir sonraki adım. Masa başka bir sistem açmadan karar verebilmelidir.

Navlun faturaları ayrı bir mekanizmayı hak eder. Anlaşılan fiyatlar, ek ücret kuralları ve bekleme süresi gibi ekstralar veri olarak saklanır; her sevkiyatın ne tutması gerektiğini bir dil modeli değil, kurallar hesaplar. Yapay zeka faturayı okur, her satırı sevkiyatla ve teslim belgesiyle eşleştirir ve her farkı açıklar. Örneğin üç saatlik bekleme süresi faturalanmış, oysa irsaliyeye göre varış ile boşaltma arasında kırk dakika var. Önerilen işlem (ödemek, bekletmek ya da taşıyıcıya sormak) bir kişinin kararını bekler.

Gümrük müşavirlerinde ve operasyon ekibinde ne kalır?

Gümrük kararları ve beyannameler bu işe yetkili kişilerde kalır: yetki belgeli bir gümrük müşaviri ya da şirketinizin yetkili çalışanları. Yapay zeka hazırlar ve kontrol eder: beyannameyi ticari fatura ve çeki listesiyle karşılaştırır, tutarsızlıkları işaretler ve tedarikçiye sorulacak sorunun taslağını yazar. Tarife sınıflandırmasını (GTİP) seçmez, hiçbir şeyi göndermez. Hangi belgelerin gerektiği ve ne kadar süre saklanacağı, gümrük müşavirinize ve hukuk danışmanınıza sorulacak sorulardır.

Maliyet doğuran ya da müşteriye ulaşan kararlar operasyon ekibinde kalır: blokeleri kaldırmak, hasar talebi açmak, taşıyıcı ücretlerine itiraz etmek, ödemeleri onaylamak ve müşteriye bir hasarı ya da gecikmeyi bildirmek.

Kazanç nasıl ölçülür?

Önce bir başlangıç ölçümü alın, sonra şunları izleyin:

• teslimattan faturanın serbest bırakılmasına kadar geçen süre;
• anlaşılan fiyatlara göre kontrol edilen taşıyıcı faturaları: bir örneklem değil, hepsi;
• bulunan farklar ve geri alınan tutarlar;
• taşıyıcı faturası ödenmeden önce yakalanan hasar şerhleri;
• belgeler uyuşmadığı için bekletilen sevkiyatlar;
• yeniden giriş saatleri ile belge türüne ve dile göre bilgi çıkarma doğruluğu.

Hangi akışla başlamalı?

Kararları izleyin: teslim belgesinden faturanın serbest bırakılmasına uzanan akış gibi, karar tetikleyen tek bir akış ve ondan sorumlu tek bir masa seçin. Temsili Tedarikçi belge masası çalışması aynı düzeni tedarikçi teyitleri için gösteriyor. Daha geniş istisna kuyruğunu tedarik zinciri zekası ele alıyor; blokelerin ve serbest bırakmaların onayla ERP’ye nasıl ulaştığını ise ERP ve kurumsal iş akışları sayfasında görebilirsiniz. Sevkiyattan önceki teklifler ve tedarikçi belgeleri için satın almada yapay zeka notumuza bakın.