Yapay zekayı ERP’nize bağlamanın dört yolu: her birinin artıları ve eksileri.

ERP’ye dokunan bir yapay zeka projesinin ilk teknik toplantısı genellikle tek bir sorunun etrafında döner: sistem veriyi nasıl alacak? Biri API’yi önerir. ERP danışmanı bir veritabanı görünümünden (view) yanadır. Veri ekibinin zaten her gece çalışan bir dışa aktarımı vardır. Operasyondan biri de yazılımın ekranları neden insanlar gibi kullanamadığını sorar.

Dördü de gerçek seçeneklerdir ve her biri bir yerde doğrudur. ERP yapay zeka entegrasyon yöntemleri arasında seçimi iş akışına göre yapın: verinin ne kadar güncel olması gerektiğine, yolun ne kadar güvenli olduğuna ve bakımını kimin yapacağına bakın. Hangi yolu seçerseniz seçin, salt okunur başlayın.

Bir yapay zeka iş akışının ERP’den neye ihtiyacı var?

Tam bir kopyadan daha azına; ama “ERP’ye erişim”den çok daha net tanımlanmış bir şeye. Tek bir iş akışı için şunları yazın:

• Referans veriler: tedarikçiler, stok kartları, müşteriler, masraf merkezleri. Yavaş değişir; dünkü kopya genellikle yeterlidir.
• İşlem verileri: açık siparişler, mal kabuller, faturalar, stok. Bir faturayı eşleştirmek bu sabahki mal kabulleri gerektirir; haftalık bir rapor dün geceki veriyle yetinebilir.
• Belgeler: ERP’de ya da bir doküman yönetim sisteminde duran ekler ve taramalar.
• Varsa yazma işlemleri (sonraki aşamada): taslak kayıtlar, durum değişiklikleri, notlar.

Bu liste bir sözleşmeye dönüşür: bu alanlar, bu güncellikte, bu hacimde; iş akışının ihtiyaç duymadığı kişisel veriler hariç. Liste elinizdeyken dört yöntem şöyle karşılaştırılır:

ERP’nin API’leri ne zaman doğru yoldur?

İş akışı tek tek kayıtlar hakkında güncel veriye ihtiyaç duyduğunda ve bir gün ERP’ye geri yazacaksa. API çağrısı doğrudan ERP’nin kendisine sorar; yanıt canlıdır ve ERP’nin iş kuralları geçerli olur.

ERP’niz SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Logo ya da Netsis olsun, aynı yöntemler geçerlidir. Bunlar yapay zekanın bağlandığı sistemlere örnektir, iş ortaklığı değildir; hangi arayüzlerin bulunduğu da ürüne, sürüme, modüllere ve lisansa bağlıdır. Bir arayüz etrafında tasarım yapmadan önce ERP’nizin bakımını yapan kişi ya da firmayla teyit edin. Sonra pratik yoldan test edin: değerlendirme setinizin ihtiyaç duyduğu gerçek kayıtları çekin ve beklediğiniz hacimde çağrıların süresini ölçün.

Salt okunur görünüm ya da dışa aktarım ne zaman daha iyidir?

Salt okunur görünümler, API zayıf ya da yavaş olduğunda sorgulama ve eşleştirme için uygundur. BT, yalnızca üzerinde anlaşılan alanları salt okunur bir hesaba açan görünümler tanımlar; tercihen canlı veritabanında değil, bir raporlama kopyasında. İki uyarı: görünüm ERP’nin kendi yetki modelini atlar, bu yüzden kısıtlamaların görünümün içinde yeniden kurulması gerekir; ERP yükseltmelerinden sonra da görünümler yeniden test edilmelidir. Görünümler, iş verisi üzerinde sade bir dille soru sormanın da doğal temelidir; bunu doğal dilden SQL üretimi notumuz ele alıyor.

Zamanlanmış dışa aktarımlar en basit ve en güvenli yoldur: bir iş, üzerinde anlaşılan veriyi belirli aralıklarla bir ara depolama alanına (staging) kopyalar; yapay zeka ERP’ye hiç dokunmaz. Raporlama, arama, analiz ve değerlendirme seti oluşturma için uygundur. Bedeli güncelliktir; bu yüzden dışa aktarıma dayanan her yanıt, verinin ne zaman alındığını göstermelidir.

Çoğu iş akışı bu yolları birlikte kullanır: referans veriler için dışa aktarım, güncel olması gereken birkaç sorgu için bir görünüm ya da API.

Ara katman ya da ekran otomasyonu ne zaman mantıklı?

Şirketiniz ERP entegrasyonlarını zaten bir entegrasyon katmanı üzerinden yürütüyorsa onu kullanın. İzleme, tekrar deneme ve eşleme kuralları hazırdır; BT de bunları nasıl işleteceğini bilir. Tek bir yapay zeka iş akışı için yeni bir ara katman ürünü (middleware) eklemek ise başka bir konudur: işletilecek bir sistem daha demektir.

Ekran otomasyonu, yani ERP ekranlarını bir kullanıcı gibi kullanan yazılım, son çaredir. API, içe aktarma ve veritabanı erişimi yoksa, hacim düşükse ve ekranlar nadiren değişiyorsa mantıklıdır. Mümkün olduğunca salt okunur tutun, ona ayrı bir kullanıcı verin ve her adımın ekran görüntüsünü kayda alın.

ERP’ye geri yazma nasıl güvenli tutulur?

ERP’ye ön kapıdan yazın; asla veritabanından değil.

• Yalnızca onaylı taslaklar. Yapay zeka kaydı hazırlar; bir kişi onaylar; entegrasyon ancak ondan sonra kaydeder. ERP park edilmiş ya da bekletilen belgeleri destekliyorsa bir kişi onları ERP’nin içinden serbest bırakabilir.
• ERP’nin kendi arayüzleri üzerinden. API ya da standart içe aktarma ERP’nin doğrulamalarını, numaralandırmasını ve denetim kaydını çalıştırır. Tablolara doğrudan yazmak üçünü de atlar.
• Önce test ortamı (sandbox). Değerlendirme vakaları bir test ortamına kaydedilir ve bir muhasebecinin yapacağı kayıtla karşılaştırılır.
• Bu işe ayrılmış bir servis hesabı: yalnızca görevin gerektirdiği yetkilerle; böylece her değişiklik sisteme kadar izlenebilir.
• Mükerrer kayda karşı koruma. Her yazma işlemi kaynak belgenin kimliğini taşır; böylece tekrar deneme aynı kaydı iki kez oluşturamaz.

Aynı sınırları yazılım tarafından ele alan yapay zeka ajanının kullanacağı araçların tasarımı notumuza da bakabilirsiniz.

Temsili bir vakaya bakalım: orta ölçekli bir üretici ERP’sini kendi binasındaki sunucularda çalıştırıyor. İlk aşamada BT, bir raporlama kopyası üzerinde açık siparişler, mal kabuller ve tedarikçiler için üç salt okunur görünüm yayımlıyor; ayrıca stok kartları ve fiyat listeleri her gece, şirketin VPN’i üzerinden erişilen bir ara depolama veritabanına aktarılıyor. Sistem fatura kayıtlarının taslağını bir inceleme ekranında hazırlıyor; muhasebeciler onaylananları elle giriyor. Taslaklar test ortamında üzerinde anlaşılan eşiği karşıladığında ikinci aşama başlıyor: onaylı taslaklar ERP’nin içe aktarma arayüzü üzerinden, yalnızca kayıt oluşturabilen ve başka hiçbir yetkisi olmayan bir servis hesabıyla kaydediliyor.

İlk bağlantıdan önce BT ile hangi konularda anlaşılmalı?

• Kapsam: her iş akışı için alanlar ve kapsam dışında kalanlar; örneğin maaşlar ve iş akışının ihtiyaç duymadığı kişisel veriler.
• Kimlik: her sistem için bu işe ayrılmış bir servis hesabı; kimlik bilgileri bir parola kasasında (vault) saklanır ve düzenli olarak yenilenir.
• Ağ yolu: kendi sunucularınızda çalışan (şirket içi kurulum) ERP’ler orta ölçekli şirketlerde yaygındır; ERP’yi internete açmak yerine VPN ya da özel bağlantı üzerinde anlaşın.
• Veri konumu (data residency): verinin nerede işlendiği ve saklandığı, hangi alanların binadan çıkabileceği; hukuki soruları veri koruma görevlinize (DPO) götürün.
• Yük pencereleri: ağır sorguların ve dışa aktarımların hangi saatlerde çalışabileceği.
• Değişiklik yönetimi: ERP yükseltmelerinden ya da özelleştirmelerden önce kimin kimi uyaracağı ve entegrasyonun nasıl yeniden test edileceği.

Hangi yöntemle başlamalı?

Tek bir iş akışının ihtiyaç duyduğu alanları listeleyin, ne kadar güncel olmaları gerektiğine karar verin ve ikisini de karşılayan en hafif yöntemi seçin. İlk projenin salt okunur erişimden onaylı yazmaya nasıl geçtiğini ERP ve kurumsal iş akışları sayfasında görebilirsiniz. Kendi bulutunuzda ya da kendi sunucularınızda kurulumu ise veri ve yapay zeka altyapısı hizmetimiz kapsar.