Şirketiniz yapay zekaya hazır mı? Soruyu iş akışı bazında sorun.

Olgunluk değerlendirmesi bir radar grafiğiyle gelir. Şirket her eksende ortalarda bir puan almıştır ve öneri, başka bir şey yapmadan önce “veri altyapısını güçlendirmek”tir. Kimse itiraz etmez; hiçbir şey de başlamaz.

Bunun yerine hazırlık sorusunu her seferinde tek bir iş akışı için sorun. Verisi erişilebilir, adı belli bir sahibi olan, nasıl yürüdüğünü ölçebildiğiniz, hataları göze alınabilen ve yakalanabilen, işin içindeki insanların da sürece katılmaya zamanı olan bir iş akışı hazırdır. Soru böyle sorulduğunda yanıt bir karara dönüşür.

Şirket geneli olgunluk puanları neden yanıltır?

Çünkü birbiriyle az ortak yanı olan iş akışlarının ortalamasını alırlar. Finans hazır olabilir, saha servisi olmayabilir; ortadaki bir puan ikisini de anlatmaz. Belirli bir iş akışının ihtiyaç duyduğu koşulları değil, stratejiler, platformlar ve lisanslar gibi girdileri ölçerler. Önerileri de her şeyi erteleyecek kadar geneldir.

Hazırlık şirketin bir özelliği değildir. Bir iş akışına aittir.

Ayrıca birbirinin tersi iki hata üretirler:

• Yersiz alarmlar. “Verimiz yeterince temiz değil” düşüncesi, şirketin bütün verisine değil, yalnızca iki onaylı kaynağa (örneğin politika kütüphanesine ve sipariş sistemine) ihtiyaç duyan bir projeyi durdurur.
• Yersiz özgüven. Satın alınmış lisanslar, bir veri gölü ya da bir yapay zeka politikası hazır olunduğu izlenimini verir. Hiçbiri bir iş akışının sahibi olduğu ya da belgelerinin güncel olduğu anlamına gelmez.

Tek bir iş akışı için hazır olmak ne demek?

İşe özgü beş koşul: erişilebilir veri, adı belli bir sahip, ölçebileceğiniz bir başlangıç durumu, tolere edip yakalayabileceğiniz bir hata payı ve zamanı olan insanlar; yani referans yanıtları yazacak uzmanlar ve pilotu deneyecek kullanıcılar. Aşağıdaki on sekiz soruluk yapay zeka hazırlık kontrol listesi bu koşulların her birini sınar. Evet ya da hayır diye yanıtlayın; “kısmen” hayır sayılır.

Önce hangi veri soruları gelir?

1. İş akışının ihtiyaç duyduğu her kaynağı sayabiliyor musunuz? Sistemler, belge kütüphaneleri, posta kutuları. “Bütün verimiz” bir yanıt değildir.
2. Bu kaynaklar onaylı sistemlerde mi duruyor? Kişisel klasörlerde, mesajlaşma yazışmalarında ya da birinin aklında değil.
3. Ekip, çalışanların mevcut yetkileriyle okuma erişimini hızla alabilir mi? Verilmesi aylar süren bir erişim başlı başına bir projedir.
4. Bilgi güncel mi ve onu güncel tutan biri var mı? Eskimiş bir kütüphane üzerine kurulan asistan, eskimiş yanıtları kendinden emin bir dille verir; bu yüzden önce belgelerinizi temizleyin.
5. Test için birkaç yüz gerçek geçmiş vaka çıkarabilir misiniz? Bunlar olmadan ne değerlendirme seti olur ne de kaliteyi kanıtlamanın bir yolu.

Hangi ekip ve süreç soruları önemlidir?

Ekip

6. Karar verebilen ve canlıya geçişten sonra da görevinin başında olacak, adı belli bir sahip var mı? Yoksa iyi sonucun ne olduğunu kimse tanımlamaz, sistemi de kimse işletmez.
7. Uzmanlar referans yanıtları yazmaya ve kontrol etmeye zaman ayırabilir mi? En kıt girdi genellikle onların zamanıdır.
8. İşi yapan insanlar sorunun çözülmeye değer olduğunda hemfikir mi? Değilse ortaya çıkan sistemi kullanmazlar.
9. Kazanılan zamanın ne için kullanılacağı konusunda anlaşıldı mı? Anlaşılmadıysa zaman başka işlerin içinde kaybolur.

Süreç

10. Süreci yürüten herkes onu tek sayfada ve aynı şekilde anlatabiliyor mu? Anlatılamıyorsa önce süreci düzeltin.
11. Siz geliştirirken süreç sabit kalacak mı? Yeniden tasarlanan ya da ana sistemi değiştirilen bir iş akışı hareketli bir hedeftir.
12. Hacmi, vaka başına süreyi ve hata oranını şimdi ya da iki hafta içinde ölçebilir misiniz? Sonraki her iddia bu başlangıç ölçümüne dayanır.

Hangi risk, güvenlik ve BT soruları önemlidir?

Risk ve güvenlik

13. Yanlış bir yanıtın neye mal olduğunu ve hangi hataların hiçbir oranda kabul edilemeyeceğini biliyor musunuz? Tasarımın ne kadar inceleme gerektirdiğini bu belirler.
14. Çıktı sonuç doğurmadan önce bir insan onu inceleyebilir ya da geri alabilir mi? Hayırsa, hata toleransı yapay zeka için fazla dar olabilir.
15. Veri sınıflandırıldı mı; kişisel ya da özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da dahil? Bunun proje için ne anlama geldiğine veri koruma görevliniz (DPO) karar verir.
16. Verinin nerede işlenebileceği konusunda anlaşıldı mı? Bir sağlayıcının bulutunda mı, kendi bulutunuzda mı, yoksa kendi sunucularınızda mı?

BT

17. BT ekibi ilgili sistemlere, önce salt okuma yetkisiyle ve bir test ortamıyla bağlanabilir mi?
18. Modelleri kullanmanın onaylı bir yolu var mı? Sağlayıcı koşulları incelenmiş mi, bir yapay zeka kullanım politikası var mı, canlıya geçişten sonra sistemi işletip izleyecek biri belli mi?

Evetleri sayın, ama önce hayırları okuyun. 1–3, 6 ya da 13. sorulardan birine verilen hayır, toplam ne olursa olsun iş akışını durdurur: erişilebilir veri, bir sahip ya da bilinen bir hata maliyeti yoksa pilotun dayanacağı bir zemin de yoktur.

Yanıt “henüz değil” ise ne yapmalı?

“Henüz değil” yanıtını bir hüküm olarak değil, bir bulgu olarak ele alın. Hayırlar ilk projeyi gösterir:

• Veri erişimi yok: erişimi açın ya da kaynakları bir araya getirin; bu, veri ve yapay zeka altyapısı hizmetinin kapsadığı türden bir iştir.
• Herkesin farklı anlattığı bir süreç: her şeyden önce süreci ya da formu düzeltin.
• Sahip yok: birini belirleyin ya da iş akışından vazgeçin. Kimsenin sahiplenmediği bir iş akışı teknolojiyi beklemiyordur.

Temsili bir örnek: bir üreticide kontrol listesinden geçirilen üç aday iş akışı.

• Tedarikçi faturası eşleştirme hazır. Faturalar ve satın alma siparişleri ERP’de duruyor, okuma erişimi de kararlaştırılmış. İş akışının sahibi borçlar muhasebesi sorumlusu; sistemdeki zaman damgaları da bir başlangıç ölçümü veriyor. Keşif aşamasına geçiyor.
• Satış sözleşmesi incelemesi önce veri erişimi gerektiriyor. İmzalı sözleşmeler kişisel sürücülerde ve e-posta yazışmalarında duruyor; bu yüzden ilk proje, sözleşmeleri temel meta verileriyle birlikte doküman yönetim sistemine taşımak.
• Çalışanlara yönelik politika asistanı sahipsiz. İK ve BT sahibin karşı taraf olduğunu varsayıyor; biri sorumluluğu üstlenene kadar beklemede.

Hazır iş akışları ardından listenin geri kalanıyla birlikte önceliklendirme matrisine girer.

Tek toplantıda üç iş akışı nasıl değerlendirilir?

Toplantıdan önce her adayın sahibi ya da sahibi olması düşünülen kişi, on sekiz soruyu kanıtlarıyla birlikte yanıtlar. Toplantıda her iş akışına yaklaşık yirmi dakika ayırın: önce hayırları okuyun, engel üzerinde anlaşın ve bir sonraki adımı yanına bir isim yazarak kaydedin. Toplantıdan üç kararla çıkın: bir iş akışı keşfe, biri önce düzeltmeye, biri de beklemeye ya da rafa.

Aynı kontrolü ölçülmüş kanıtla yapmak isterseniz bir Keşif Çalışması kapsamındaki hazırlık değerlendirmesi, bir iki iş akışını yaklaşık iki haftada ele alır. Başlangıç yolları bu formatı diğerleriyle karşılaştırır.