Yapay zeka asistanından önce: belgeleriniz için bir temizlik kontrol listesi.

Yeni bir politika asistanının ilk yanlış yanıtı nadiren bir uydurmadır. Çoğu zaman yanlış belgeden yapılmış sadık bir alıntıdır: iki revizyon önce yenisiyle değiştirilmiş, hâlâ paylaşımlı bir klasörde duran ve şimdi tam bir özgüvenle getirilip kaynak gösterilen bir seyahat politikası.

Bir asistan, kütüphanesinden daha güncel ya da tutarlı olamaz. Bu yüzden yapay zeka için belge hazırlığı, geliştirmeden önce yapılabilecek en yararlı iştir, ama gösterişli değildir: her belge grubuna bir sahip atamak, kopyaları ve eski sürümleri ayıklamak, taramaların ve tabloların gizlediklerini düzeltmek ve neyin taslak, nihai ya da yürürlükten kalkmış olduğunu işaretlemek. Aşağıdaki on beş kontrol, üçerli beş grupta toplanıyor: kapsam, sürümler, biçim, sahiplik ve yetkiler.

Belge kalitesi yanıt kalitesini neden belirler?

Çünkü bir doküman asistanı, aramasının bulduklarından yanıt verir ve arama hangi belgelerin doğru olduğunu bilmez. Eski sürümleri yeniler kadar kolay bulur, metin katmanı olmayan bir taramayı okuyamaz ve paylaşımlı bir klasördeki taslağı politika sayar. İşin mekaniğini erişimle zenginleştirilmiş üretimin (RAG) nasıl çalıştığını anlatan not açıklıyor.

Çelişkiler daha sessiz bir zarar verir. İki güncel belge birbiriyle çeliştiğinde asistan, o ifadede hangi pasaj daha üste çıkıyorsa onu alıntılar. Böylece aynı soruyu farklı kelimelerle soran iki kişi, her biri geçerli görünen bir kaynakla gelen farklı yanıtlar alabilir.

Kütüphanedeki her sorun yanıtlara da geçer; üstelik akıcı bir dille ve kaynağıyla birlikte.

Kapsama önce hangi belgeler alınmalı?

1. Sık soru gelen ve adı belli bir sahibi olan tek bir belge grubu, örneğin İK politikaları ya da standart sözleşmeler. Sınırları belli bir grup temizlenebilir ve test edilebilir; “bütün intranet” edilemez.
2. Neyin dahil olduğunu, neyin dışarıda kaldığını gösteren yazılı bir liste. Taslaklar, kişisel klasörler, e-posta arşivleri ve toplantı notları, biri aksine karar vermedikçe dışarıda kalır; çünkü asistan kapsamdaki her şeyi onaylı sayar.
3. İnsanların gerçekten sorduğu sorular: gelen kutusundan ya da yardım masasından toplanır. Hangi belgelerin önemli olduğunu gösterir ve test setine dönüşür.

Sürümler ve kopyalarla nasıl başa çıkılır?

1. Her belgenin tek bir güncel sürümü. Yerini yenisine bırakmış sürümler asistanın kapsamı dışındaki bir arşive taşınır, çünkü arama eskiyi yeniden ayıramaz.
2. Kaldırılan ya da bağlantıyla değiştirilen kopyalar. Birkaç klasöre kaydedilmiş kopyalar zamanla birbirinden ayrışır ve her sonuç listesinde birbiriyle yarışır.
3. Bilgi erişimine yardım eden meta veri: sahip, yürürlük tarihi, durum (taslak, nihai ya da yürürlükten kalkmış), hedef kitle ve dil. Arama bunlara göre filtreleme yapabilir, kaynaklar da yanıtın hangi sürümden geldiğini gösterebilir.

Temsili bir vaka: Politika kütüphanesini hazırlayan bir İK ekibi üç seyahat politikası buluyor: intranetteki güncel sürüm, paylaşımlı bir klasördeki bir önceki sürüm ve finansın taradığı, üzerinde el yazısı notlar olan bir kopya. Harcırah eki ise yalnızca ücret tablosu içeren taranmış bir PDF olarak var. Canlıya geçmeden önce sahip güncel sürümü onaylıyor, bir önceki sürüm asistanın kapsamı dışındaki bir arşive taşınıyor ve taranmış kopya siliniyor. Ek, gerçek bir tablo olarak yeniden oluşturuluyor ve taramayla satır satır karşılaştırılıyor; yürürlük tarihleri ve durum bilgisi de meta veriye giriyor. İlk test çalıştırması yine de gözden kaçmış bir belge ortaya çıkarıyor: eski harcırah tutarlarını özetleyen bir SSS sayfası. Sahip onu da kaldırıyor.

Taramalar, tablolar ve görseller nasıl ele alınır?

1. Kontrol edilmiş metne dönüştürülen taramalar. OCR (optik karakter tanıma) onları aranabilir kılar. Bir örneklemi gözle kontrol edin; özellikle ş, ğ ve ı gibi Türkçe karakterlere ve metnin üzerine düşen kaşelere dikkat edin.
2. Tablo olarak kalan tablolar. Tek satırlık bir sayı dizisine dönüşmüş bir ücret tablosu ya da onay matrisi, hangi rakamın hangi satıra ait olduğunu kaybeder. Dönüştürmeden sonra tabloları kontrol edin.
3. Görsellerin taşıdığı bilginin metin karşılığı. Akış şeması olarak çizilmiş bir süreç ya da ekran görüntüsü olarak gösterilmiş bir form, arama için görünmez olabilir; adımları ya da alanları metin olarak ekleyin.

Her belge grubunun sahibi kim, onu kimler açabilir?

Sahiplik

1. Her grup için adı belli bir sahip: bir departman değil, hangi sürümün güncel olduğunu söyleyen ve değişiklikleri onaylayan bir kişi.
2. Çelişkileri sahip çözer. İki belge çeliştiğinde bu teknik değil, bir politika sorusudur; asistan okuduğu kurallardan daha tutarlı olamaz.
3. Değişiklikler için bir yol. Yeni sürümler kaynak sistemde yayımlanır ve eskisi aynı gün yürürlükten kalkmış olarak işaretlenir.

Yetkiler

1. Dizinlemeden önce gözden geçirilen erişim. Asistan kaynak sistemin yetkilerini, hatalarıyla birlikte devralır.
2. Düzeltilmiş fazla paylaşımlı klasörler. Teknik olarak “herkesin” açabildiği ama kimsenin bulamadığı bir dosya, asistanla saniyeler içinde bulunur.
3. Test edilmiş roller. Bir çalışanın, bir yöneticinin ve bir İK uzmanının hesabıyla soru sorun ve her birinin neye ulaşabildiğini kontrol edin; nasıl yapılacağını asistanlarda erişim kontrolü notu gösteriyor.

Canlıya geçtikten sonra kütüphane nasıl temiz tutulur?

Temiz bir kütüphane, rutinin bir sahibi yoksa bozulur:

• Yanıtlanamayan sorular bir içerik iş listesine (backlog) dönüşür. Her “kaynak bulunamadı” yanıtı, her olumsuz geri bildirim ve yetkili kişiye her aktarım sahibine bir liste olarak gider: eksik bir belge, belirsiz bir paragraf ya da kapsam dışında kalan bir soru.
• Gözden geçirme tarihleri gözden geçirmeyi tetikler. Gözden geçirme tarihi geçmiş bir belge unutulup kalmaz, sahibine bildirilir.
• Sahipler en çok hangi belgelerin kaynak gösterildiğini görür; böylece gözden geçirme emeği yanıtların geldiği yere harcanır.
• Yeni gruplar aynı on beş kontrolden geçer, ancak ondan sonra kapsama eklenir.
• Hatalar test vakasına dönüşür. İzi bir belge sorununa çıkan yanlış bir yanıt değerlendirme setine eklenir; böylece düzeltme kalıcı olur. Bir yanıtın izinin nasıl sürüleceğini doküman asistanlarının neden yanlış yanıt verdiğini anlatan not gösteriyor.

Temizliğe hangi grupla başlamalı?

En çok sorulan soruların arkasındaki belge grubunu seçin ve kimse bir asistanı yapılandırmadan önce on beş kontrolü bu grupta uygulayın. Aynı seçim, yani sahibi belli tek bir grup, bir bilgi ve doküman zekası projesinin de ilk adımıdır. Kaynakları bağlı, temiz ve güncel tutmak ise veri ve yapay zeka altyapısı çalışmasının parçasıdır.