Yönetim kurulundan sahaya: her role yapay zeka hakkında ne öğretilmeli?

Şirket çapındaki yapay zeka eğitimi raporlarda başarılı görünüyordu. Neredeyse herkes eğitimi bitirmiş, sınavı geçmiş ve bir rozet almıştı. Bir çeyrek sonra finans ekibi ay sonu raporlarını yine elle hazırlıyordu ve hiçbir yönetici aracın ürettiği bir şeyi istememişti.

Herkese tek bir eğitim, aracın var olduğunu öğretir. Aracın belirli bir işte ne zaman yardımcı olduğunu, o işin vakalarında nerede yanıldığını ya da herkesten bundan sonra neyi farklı yapmasının beklendiğini öğretemez. Bu yanıtlar role göre değişir; bu yüzden yapay zeka eğitim müfredatı da role göre değişmelidir: üst yönetim, yöneticiler, işi değişen çalışanlar ve sistemleri geliştirip işleten kişiler.

Herkese tek bir eğitim neden işe yaramaz?

Herkese uyması için genel olmak zorundadır ve genel örnekler başka işlere taşınmaz. Pazarlama e-postası yazan bir demodan, borçlar muhasebesi uzmanı faturalar hakkında hiçbir şey öğrenmez. Üstelik her rolü bir kullanıcı gibi ele alır. Oysa bir yöneticinin asıl işi bir rutini değiştirmek, bir üst yöneticinin asıl işi de yapay zekanın nereye girip nereye girmeyeceğine karar vermektir.

Şablonun altı sütunu vardır: rol, hedefler, konular, biçim, alıştırma görevi ve başarı ölçüsü. Aşağıda iki tabloya bölünmüş haliyle:

Üst yönetim ne öğrenmeli?

Araç ipuçlarını değil, muhakemeyi. Üst yöneticiler, beklentilerini ayarlamaya yetecek kadar kendi malzemeleri üzerinde uygulama yapmalıdır: çıktı nerede etkileyici, nerede kendinden emin bir dille yanlış? Ardından bir kullanım senaryosunun yapmaya değer olup olmadığını belirleyen soruları öğrenmelidirler. Sık tekrarlanıyor mu, sınırları belli mi? Veriye erişilebiliyor mu? Sahibi kim? İnceleme dahil, tamamlanmış bir görev neye mal olur; bir hata neye mal olur?

Üst yöneticiler kendi oturumlarını atlayıp yerine ekiplerini gönderdiğinde yöneticiler aracı öğrenir ama önceliği öğrenmez; yeni çıktı da üst yönetim toplantısına hiç ulaşmaz.

Yöneticiler ne öğrenmeli?

Yeni çıktının rutine mi dönüşeceğine, yoksa isteğe bağlı mı kalacağına yöneticiler karar verir; yeni bir günlük pratiğin özü de budur. Yeniden tasarlanan iş akışını ayrıntılı olarak ve gerçek bir incelemenin nasıl olduğunu öğrenirler: her şeyi saniyeler içinde onaylayan biri inceleme yapmıyordur. Kullanımı ve sonuçları birlikte okumayı ve ekiplerinin onlara ilk soracağı soruları yanıtlamayı öğrenirler. Bu benim yerimi alacak mı? Onu kim kontrol ediyor? Hangi verileri görüyor?

Onların alıştırma görevi hepsinden pratiktir: yeni çıktı üzerine kurulu gerçek bir ekip toplantısı yürütmek.

İşi değişen çalışanların neye ihtiyacı var?

Eğitim zamanının çoğu buraya aittir ve bunun neredeyse hiçbiri slayt olmamalıdır. Küçük gruplar, yeni araç önlerindeyken kendi yakın tarihli vakaları üzerinde çalışır; zor olanlar da dahil: üzerinde el yazısıyla düzeltme olan fatura, iki siparişi birbirine karıştıran şikayet, yarısında Türkçeden İngilizceye geçen tedarikçi e-postası. Eğitimi ekibin gerçekten çalıştığı dilde verin: Türkçe, İngilizce ya da ikisi birden.

İnsanlar dört şeyi yaparak öğrenir: aracın kendi adımlarına nasıl oturduğunu, çıktısını kaynağa göre nasıl kontrol edeceklerini, araca ne zaman müdahale edeceklerini ve nedenini nasıl kaydedeceklerini, bir vakayı ne zaman başkasına devredeceklerini. Prompt yazma becerileri, insanların kendi taleplerini yazdığı yerlerde işe yarar; ama kontrol alışkanlıkları daha önemlidir.

Zamanlamayı iyi ayarlayın. İnsanları aylar öncesinden değil, yeni iş akışları hazır olduğunda eğitin; henüz kullanamadığınız bir araçla çalışılan beceriler çabuk unutulur.

Geliştiriciler ve BT neye ihtiyaç duyar?

Geliştiricilerin, sıradan yazılım işinin öğretmediği şeylere ihtiyacı vardır: gerçek vakalardan değerlendirme setleri, her çalıştırmada değişebilen çıktı, bilgi erişimi ve yetkiler, inceleme tasarımı, izleme ve prompt enjeksiyonuna karşı savunmalar. BT’nin ise işletim tarafına ihtiyacı vardır: kimlik ve erişim, veri akışları ve verinin işlendiği yerler, kayıt tutma, tedarikçi koşulları ve maliyet kontrolleri.

Kurslar kavramları kazandırır; gerçek bir iş akışında eşli çalışmak ise muhakeme kazandırır. Yazılım mühendislerinin ne öğrenmesi gerektiğini anlatan not konuyu daha ileri taşıyor.

Eğitim nasıl sıralanır ve nasıl ölçülür?

Bağımlılığa göre sıralayın. Önce üst yönetim gelir, çünkü onların öncelikleri yöneticilerin ne talep edeceğini belirler. Ardından işi değişen ekipler, yöneticileriyle birlikte ve iş akışı değişmeden hemen önce gelir. Geliştiriciler ilk geliştirmeyle birlikte eğitilir. Herkes için daha geniş yapay zeka okuryazarlığı, şirket içinde öğrenilecek gerçek örnekler oluştuktan sonra gelir.

Eğitimi tamamlama oranını değil, iş akışında değişen davranışı ölçün: rutin toplantıda yer alan yeni çıktı, başlangıç ölçümüne göre vaka başına süre ve yeniden işleme, kaydedilen ve okunan müdahale nedenleri, yapay zeka kullanımının onaylı araçlara kayması.

Tamamlama oranı kimin katıldığını söyler, neyin değiştiğini değil.

Temsili bir örnek olarak, bir finans biriminin müfredatı şöyle olabilir:

1. Üst yönetim çalışma oturumu. Finans direktörü ile controlling, borçlar muhasebesi ve hazine birimlerinin yöneticileri kendi ay sonu malzemeleri üzerinde çalışır. İlk iş akışı olarak tedarikçi faturası işlemeyi seçer, borçlar muhasebesi sorumlusunu süreç sahibi yapar ve başlangıç ölçümü üzerinde anlaşırlar.
2. Yöneticiler. Borçlar muhasebesi ve controlling yöneticileri inceleme adımını öğrenir ve haftalık toplantılarını sistemin çıkardığı istisna listesi etrafında yeniden kurar.
3. Borçlar muhasebesi ekibi. Küçük gruplar, iade faturaları ve düzeltmeler de dahil kendi yakın tarihli faturaları üzerinde çalışır. Her taslağı onaylamadan önce tedarikçiyi, tutarı ve satın alma siparişini kontrol eder; bir taslağı neden değiştirdiklerini kaydederler.
4. Geliştiriciler ve BT. Bir finans sistemleri analisti, değerlendirme seti üzerinde mühendislerle eşli çalışır.
5. Finanstaki diğer herkes. Kısa bir okuryazarlık oturumu ve tek sayfalık rehber.

Başarı eğitim raporunda değil, borçlar muhasebesi kuyruğunda görünür. Temsili finans ekibinde yapay zeka elçileri çalışması da aynı yapıdadır: gerçek finans görevleri üzerine kurulu oturumlar ve yöneticilerin talep ettiği haftalık bir rutin.

Oturumlardan önce ne yazılmalı?

İki tabloyu bir birim için, üst yönetimin satırından başlayarak doldurun ve tek bir oturum tasarlamadan önce her başarı ölçüsünü yazın. Oturumlar için bir ortak isterseniz yapay zeka eğitimi ve dönüşüm hizmetimiz, gerçek görevler üzerinde, Türkçe ve İngilizce role özel eğitimler yürütür.